Elenco anagrafiche

Dove si trova: indirizzo /entityGrid/ seguito dal nome dell'anagrafica (es. /entityGrid/Supplier per i fornitori). Ci arrivi dalle voci del menu laterale dedicate alle anagrafiche: Fornitori, Clienti, Storico ordini, Righe ordine, Listini, Pagamenti, Provvigioni, Agenti, Lotti, Destinazioni, Compagnie di navigazione, Mezzi, Spedizionieri / Trasportatori, Terminal / Stabilimenti, Tipi container e simili (le voci disponibili dipendono dall'area di lavoro attiva).

A cosa serve

È la griglia con cui consulti e gestisci i dati di riferimento del sistema: fornitori, clienti, prodotti, righe degli ordini e ogni altra anagrafica configurata. Sono questi i dati che l'intelligenza artificiale usa per riconoscere e abbinare quello che legge nei documenti, quindi tenerli aggiornati migliora la qualità dei suggerimenti. La stessa pagina si adatta a qualsiasi anagrafica: colonne, filtri e pulsanti cambiano in base a come è configurata.

Cosa vedi

• Titolo — il nome dell'anagrafica con, sotto, il numero totale di record.
• Casella di ricerca — "Cerca per" seguito dal nome del campo su cui si cerca (di solito nome, codice o descrizione). Quando hai scritto qualcosa compare una X per azzerare la ricerca.
• Pulsanti in alto a destra (compaiono solo quando servono):
  • Modifica massiva — solo dove è prevista (es. prodotti); se hai selezionato delle righe mostra il numero tra parentesi;
  • Cestino / Mostra attivi — passa dalla vista dei record attivi a quella dei record eliminati e viceversa;
  • Forza sincronizzazione — solo se l'anagrafica è collegata a un gestionale esterno;
  • Import in sospeso (N) — solo se ci sono importazioni da file in attesa di una tua conferma.
• Griglia — le colonne dipendono dalla configurazione dell'anagrafica. In più trovi sempre:
  • la colonna Ultimo aggiornamento con data e ora dell'ultima modifica del record (un trattino se non disponibile);
  • la colonna Info (se prevista) con un pulsante che apre il dettaglio del record;
  • l'ultima colonna con il pulsante Elimina (cestino rosso) oppure, nella vista Cestino, Ripristina.
• Strumenti della griglia — pulsante Colonne per scegliere quali colonne vedere (con ricerca), intestazioni cliccabili per ordinare, filtri per colonna, numerazione pagine in basso ("1 - 20 di 135 righe"). Se non ci sono dati compare un messaggio di elenco vuoto.
• Carica file — sopra la griglia, solo se per questa anagrafica è previsto il caricamento da file.

Cosa puoi fare

Cercare un record

1. Scrivi il testo nella casella "Cerca per ..." in alto.
2. La griglia si ricarica mostrando solo i record corrispondenti.
3. Clicca la X accanto alla casella per tornare all'elenco completo.

Puoi anche usare i filtri delle singole colonne della griglia: si combinano con la ricerca.

Aprire e modificare un record

• Clicca sul valore evidenziato come collegamento nella riga (dove previsto), oppure
• clicca il pulsante nella colonna Info.

Si apre il dettaglio dell'anagrafica, dove puoi correggere i dati e salvare. Per alcune anagrafiche (es. i prodotti) si apre invece una pagina di dettaglio dedicata.

Caricare record da file

1. Clicca Carica file sopra la griglia.
2. Nella finestra "Carica ..." seleziona un file (formati supportati: PDF, XML, JSON, ZIP, Excel, Word).
3. Clicca Carica: il sistema legge il file e importa i dati nell'anagrafica, riconoscendo automaticamente le colonne.

Riprendere un import in sospeso

Se un file importato conteneva colonne che il sistema non ha riconosciuto, l'importazione si ferma e compare il pulsante giallo Import in sospeso (N). Cliccandolo si apre una finestra che elenca le colonne da confermare; per ciascuna puoi:

1. lasciare acceso l'interruttore Importa se vuoi tenerla (spegnilo per scartarla);
2. scegliere dal menu Mappa su campo esistente il campo dell'anagrafica in cui riversare quella colonna;
3. in alternativa — solo per le anagrafiche che ammettono campi personalizzati — compilare …oppure crea campo con il nome del nuovo campo e il suo Tipo;
4. concludere con uno dei pulsanti:
   • Importa con i campi selezionati — applica le tue scelte e avvia l'importazione;
   • Ignora colonne e importa — importa il file scartando le colonne non riconosciute;
   • Annulla — chiude la finestra senza fare nulla (l'import resta in sospeso).

Al termine ricevi la conferma "Import ripreso" e la griglia si aggiorna. Se non ci sono colonne da confermare, la finestra mostra "Nessuna colonna da confermare: puoi solo avviare l'import" con il solo pulsante Importa.

Modificare più record in un colpo solo (modifica massiva)

Disponibile solo dove il pulsante Modifica massiva è visibile (es. prodotti).

1. (Facoltativo) Seleziona le righe con le caselle a inizio riga; la casella nell'intestazione seleziona/deseleziona tutta la pagina. La selezione resta valida anche cambiando pagina.
2. Clicca Modifica massiva.
3. In "Applica a" scegli l'ambito: Righe selezionate (col conteggio) oppure Tutti i prodotti del filtro corrente — cioè tutti i record che rispettano i filtri attivi in griglia.
4. In "Proprietà da impostare" scegli una proprietà dal menu (le voci sono etichettate campo se sono dati base dell'anagrafica, attributo se sono proprietà personalizzate) e scrivi il Valore (il campo suggerisce i valori già in uso; puoi anche lasciarlo vuoto per svuotare la proprietà).
5. Con Aggiungi proprietà puoi impostare più proprietà nella stessa operazione.
6. Clicca Applica: al termine compare "Modifica massiva completata" con il numero di proprietà e di aggiornamenti effettuati.

Eliminare e ripristinare un record

• Eliminare: clicca il cestino rosso a fine riga e conferma alla domanda "Eliminare questo record?". Il record finisce nel Cestino, non viene distrutto.
• Ripristinare: clicca Cestino in alto per vedere i record eliminati, poi usa il pulsante Ripristina sulla riga e conferma. Con Mostra attivi torni alla vista normale.

Sincronizzare con il gestionale esterno

Se l'anagrafica è collegata a un gestionale esterno compare Forza sincronizzazione: cliccandolo il sistema richiede subito un allineamento dei dati e conferma con "Comando di sincronizzazione inviato al connector". I dati aggiornati arrivano appena la sincronizzazione è completata.

Buono a sapersi

Le tue impostazioni di griglia vengono ricordate

Le colonne che mostri o nascondi, il loro ordine, le larghezze e l'ordinamento vengono salvati nel tuo browser, separatamente per ogni anagrafica: alla prossima visita ritrovi la griglia come l'avevi lasciata.

L'eliminazione non è definitiva

Eliminare un record lo sposta nel Cestino: puoi sempre ripristinarlo. I record nel Cestino non compaiono nell'elenco normale.

Limite di sicurezza sulla modifica massiva

Con l'ambito "Tutti i prodotti del filtro corrente" vengono modificati al massimo 5.000 record per operazione: se il filtro ne comprende di più, un avviso te lo segnala prima di applicare.

Menu a tendina di filtro vuoti

Per alcuni campi a etichetta colorata può comparire in alto un menu a tendina di filtro che al momento non propone alcuna voce: è una funzione in corso di completamento.