Regole recapiti

Dove si trova: /config/contact-sync-rules — voce di menu Regole recapiti nella sezione di configurazione.

A cosa serve

Queste regole definiscono come le anagrafiche (fornitori, clienti, spedizionieri, ...) diventano "recapiti", cioè voci di un indice unificato di email e domini usato per riconoscere il mittente dei documenti in arrivo (corrispondenza per email esatta o per dominio). L'effetto pratico: quando arriva un documento via email, la piattaforma può risalire dal mittente alla controparte giusta e proporla (o agganciarla) automaticamente, secondo le regole mapping soggetti.

Cosa vedi

• In alto il titolo Regole recapiti con il sottotitolo "Come le anagrafiche (fornitori/clienti/spedizionieri) diventano recapiti (email/dominio) per il match del mittente." e i pulsanti Aggiorna e Nuova regola.
• Una tabella con le regole (15 per pagina):
  • Entità — l'anagrafica sorgente.
  • Collection — l'archivio dati dell'anagrafica.
  • Ruolo — il ruolo di soggetto associato ai recapiti generati (Supplier, Customer, ...).
  • Chiave — il campo che identifica ogni voce dell'anagrafica.
  • Campi — quanti recapiti "di testa" sono mappati; se la regola gestisce anche un elenco di recapiti, compare "+ array".
  • Attiva — casella di sola lettura.
  • Pulsanti di modifica ed eliminazione.
• Cliccando su modifica o Nuova regola compare sotto il pannello di modifica con Salva e Annulla.

Cosa puoi fare

Creare o modificare una regola

Una nuova regola parte attiva e già precompilata con i valori più comuni: chiave code, campo ragione sociale name, elenco recapiti contacts, recapiti di testa email ← email e domain ← domain, mappa dell'elenco value ← value, type ← type, label ← label.

1. Entità — l'anagrafica sorgente (elenco con ricerca). Alla selezione: la Collection viene compilata in automatico (se vuota), il Ruolo viene proposto uguale al nome dell'entità quando coincide con un ruolo (es. Supplier), e sotto compare l'elenco dei Campi disponibili dell'anagrafica.
2. Collection — l'archivio dati dell'anagrafica (di norma auto-compilato).
3. Ruolo — il ruolo di soggetto a cui i recapiti si riferiscono: Supplier, Customer, Buyer, Seller, Shipper, Consignee, Provider, ForwarderCarrier.
4. Chiave — il campo che identifica la voce di anagrafica (per aggiornare i recapiti senza duplicarli).
5. Attiva — interruttore di accensione.
6. Campo ragione sociale — il campo dell'anagrafica con il nome della controparte (mostrato accanto al recapito).
7. Array recapiti (opz., es. contacts) — se l'anagrafica ha un elenco di recapiti per ogni voce, il nome dell'elenco: ogni elemento diventa un recapito aggiuntivo.

Seguono le mappature (elenchi di coppie con la freccia ←; Aggiungi crea una riga, la × la elimina):

• Recapiti di testa (tipo ← campo sorgente) — i recapiti letti direttamente dalla voce di anagrafica: a sinistra il tipo di recapito (email o domain), a destra il campo (o percorso) sorgente. Esempio: email ← email, domain ← domain.
• Mappa array recapiti (campo indice ← sotto-campo) — come leggere ogni elemento dell'elenco recapiti: a sinistra il campo dell'indice (value = il recapito, type = il tipo, label = l'etichetta), a destra il sotto-campo dell'elemento.
• Domini condivisi (mai auto-map) — l'elenco dei domini pubblici o condivisi (es. gmail.com): un mittente con uno di questi domini non viene mai agganciato automaticamente per solo dominio, perché il dominio non identifica una singola controparte. Aggiungi crea una riga, la × la elimina; i duplicati vengono scartati al salvataggio.

Clicca Salva: Entità e Collection sono obbligatorie (altrimenti compare "Indica entità e collection sorgente."). A salvataggio riuscito compare "Salvato".

Eliminare una regola

Cestino sulla riga → conferma "Eliminare questa regola?" con Elimina / Annulla.

Aggiornare l'elenco

Il pulsante Aggiorna ricarica le regole.

Buono a sapersi

Dove si vede l'effetto

L'indice dei recapiti alimenta il riconoscimento del mittente configurato nelle regole mapping soggetti (criteri "Email esatta" e "Dominio email"): senza una regola recapiti attiva per un'anagrafica, i suoi indirizzi non vengono trovati. L'indice gemello per i luoghi è gestito dalle regole destinazioni.

Cura i domini condivisi

Se una controparte usa un dominio pubblico (gmail, pec generiche, provider condivisi), inseriscilo tra i Domini condivisi: altrimenti tutti i mittenti di quel dominio rischierebbero di venire proposti come la stessa controparte.