Il viaggio di un documento

Questa guida racconta cosa succede a un documento dal momento in cui entra in iAta fino a quando i suoi dati, verificati, sono pronti per il gestionale o per l'export. È la mappa d'insieme: per i dettagli di ogni passaggio trovi il link alla scheda dedicata.

Le tappe in breve

1. Ingresso — il documento viene caricato a mano oppure arriva da solo (casella mail, canali automatici).
2. Classificazione — il sistema riconosce che tipo di documento è (ordine, DDT, fattura...).
3. Estrazione — l'intelligenza artificiale legge il documento ed estrae i dati configurati per quel tipo.
4. Abbinamento automatico — i dati estratti vengono confrontati con le anagrafiche e con gli altri documenti; dove il sistema è sicuro, abbina da solo.
5. Validazione — tu verifichi i dati e gli abbinamenti proposti, correggi dove serve e confermi.
6. Relazioni e coerenza — alla conferma, il documento viene collegato ai documenti correlati (es. il DDT al suo ordine) e il sistema controlla che i numeri tornino.
7. Riconciliazione — controlli l'esito degli incroci tra ordini, consegne e fatture.
8. Uscita — i dati validati vengono inviati al gestionale o esportati.

1. Il documento entra

Hai due strade:

• Caricamento manuale: dalla griglia documenti con il pulsante di caricamento — vedi la scheda Caricare un documento. Puoi caricare anche un file ZIP con più documenti.
• Acquisizione automatica: il sistema controlla periodicamente i canali configurati (es. una casella di posta) e preleva da solo i nuovi documenti. Le esecuzioni si controllano dalla pagina Jobs.

L'area di lavoro conta

Il documento viene classificato tra i tipi previsti dall'area di lavoro attiva (es. Acquisti o Vendite, selettore in cima al menu). Se carichi una fattura mentre sei nell'area sbagliata, il sistema potrebbe non riconoscerla.

2–4. Il sistema lavora da solo

Dopo il caricamento il documento compare nella griglia e attraversa da solo le fasi automatiche: riconoscimento del tipo, lettura del testo, estrazione dei dati, abbinamento con le anagrafiche. Mentre lavora, lo stato del documento si aggiorna nella griglia documenti; al termine passa in Da validare (oppure in errore, se qualcosa non è andato a buon fine).

Cosa estrae e come abbina non è fisso: dipende dalla configurazione del tipo documento, dai campi da estrarre e dalle regole di matching.

5. Tocca a te: la validazione

Apri il documento dalla griglia: si apre la pagina di validazione, con il documento originale da un lato e i dati estratti dall'altro.

• Controlla i dati di testata e le righe: cliccando un campo, il punto del documento da cui è stato letto si evidenzia.
• Verifica le controparti (fornitore, cliente, vettore...) e collegale all'anagrafica giusta.
• Dove il sistema non era sicuro, trovi una tendina con le proposte di abbinamento: scegli quella corretta (vedi Correggere una mappatura).
• Quando tutto torna, premi Salva: il documento diventa Validato.

6–7. Relazioni, coerenza, riconciliazione

Al salvataggio il sistema collega il documento a quelli correlati (es. le righe del DDT alle righe dell'ordine d'acquisto) e applica i controlli di coerenza: quantità ordinate vs consegnate, prezzi ordine vs fattura, e così via. L'esito lo vedi:

• con il pulsante Relazioni del documento, che apre la vista relazioni nell'area di riconciliazione;
• nell'area Riconciliazione, dove le relazioni sono ordinate per priorità (prima gli errori, poi gli avvisi).

La validazione di alcuni documenti può innescare automatismi configurati: ad esempio, validare un ordine d'acquisto può aggiornare automaticamente gli abbinamenti dei DDT e delle fatture ancora in attesa.

8. Il documento esce

Una volta validato, il risultato può:

• essere inviato al gestionale tramite il connettore;
• essere esportato come file secondo i formati configurati nella pagina Export.

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Segui la guida Validare e riconciliare, che percorre queste tappe su un documento reale, passo per passo.