Matching sulle righe d'ordine (ciclo passivo)¶
Nel ciclo passivo (acquisti) il cuore del lavoro è agganciare ogni riga di DDT e fattura alla riga d'ordine a cui si riferisce: è questo aggancio che permette poi la riconciliazione a tre vie (ordinato / consegnato / fatturato). Questa guida spiega come funziona la catena, come si configura e cosa fare quando una riga non si aggancia.
Come funziona la catena¶
- Validi l'ordine d'acquisto: alla validazione, un automatismo (trigger) copia le righe dell'ordine in un archivio di righe d'ordine interrogabile dal matching.
- Lo stesso automatismo ri-abbina i documenti in attesa: i DDT e le fatture già caricati ma non ancora validati vengono ri-processati, così ricevono subito le proposte di aggancio alle righe appena create.
- Arriva un DDT (o una fattura): per ogni riga, le regole di matching cercano tra le righe d'ordine i candidati migliori (per codice articolo, quantità, fornitore...) e costruiscono le proposte di abbinamento.
- In validazione trovi l'esito nella colonna Mappatura delle righe: dove la confidenza è alta e senza rivali il sistema abbina da solo, altrimenti scegli tu dalla tendina.
- Al salvataggio gli abbinamenti confermati diventano relazioni tra i documenti, su cui girano i controlli di coerenza.
L'ordine va validato per primo
Le righe d'ordine "interrogabili" nascono alla validazione dell'ordine: un DDT caricato prima che il suo ordine sia validato non troverà nulla da agganciare. Non è un problema: appena validi l'ordine, l'automatismo ri-abbina i documenti in attesa.
Il lavoro dell'operatore¶
Scenario normale¶
- Valida l'ordine d'acquisto appena arriva.
- Quando arriva il DDT, aprilo: le righe hanno già la colonna Mappatura compilata. Il pallino "Map." ti dice come:
- blu = identificata con certezza (dal codice);
- verde/giallo/rosso = per somiglianza, colorato per affidabilità;
- grigio = nessuna proposta.
- Controlla le proposte (pulsante ⓘ "Perché questa mappatura?" per il motivo), correggi dove serve, valida.
- Stessa cosa per la fattura.
La riga non si aggancia: la scaletta dei controlli¶
| Controllo | Come |
|---|---|
| L'ordine è validato? | Cerca l'ordine nella griglia documenti: se è ancora "Da validare", validalo — i documenti in attesa verranno ri-abbinati da soli |
| Il codice della riga è letto bene? | Verifica il codice sul documento originale (clic sul campo → evidenziazione); correggilo e usa il ricalcolo della riga (frecce circolari nella colonna "Map.") |
| L'ordine è di un altro fornitore? | Nella mappatura manuale (pulsantino 🔗) la ricerca è filtrata sul fornitore del documento: con l'interruttore "Mostra tutti gli ordini" allarghi a tutti |
| Niente da fare? | Aggancia a mano: 🔗 → cerca l'ordine → clicca la riga giusta. L'abbinamento manuale vale al 100% e va in cima alle proposte |
Consegne parziali e più ordini¶
- Una riga d'ordine può ricevere più DDT (consegne parziali): la coerenza "somma delle consegne ≤ ordinato" si verifica in riconciliazione.
- Un DDT può coprire più ordini: ogni riga si aggancia alla sua riga d'ordine, indipendentemente dalle altre.
Per chi configura¶
La catena è interamente configurabile, senza sviluppo:
- Regole di matching: una regola per tipo documento (DDT, fattura) che definisce cosa confrontare con le righe d'ordine — gli abbinamenti campo↔campo (es. codice articolo ↔ codice, con confronto "Codice"), i filtri sui candidati (es. solo righe ancora aperte, stesso fornitore) e le soglie di abbinamento automatico (confidenza minima e distacco minimo dal secondo candidato).
- Trigger documenti: il trigger sull'ordine d'acquisto con le due azioni in quest'ordine — Esplodi righe in collection (crea le righe d'ordine) e Ri-matcha documenti pendenti su DDT e fatture.
- Regole di relazione e di coerenza: trasformano gli abbinamenti confermati in relazioni ordine→DDT→fattura e nei controlli sui numeri.
Tarare le soglie¶
- Troppi abbinamenti da scegliere a mano? Se le proposte giuste sono quasi sempre le prime, alza la fiducia: abbassa la soglia di abbinamento automatico nella regola.
- Il sistema abbina da solo ma ogni tanto sbaglia? Alza la soglia (o il distacco minimo richiesto sul secondo candidato): meglio una scelta manuale in più che una riconciliazione sporca.
- Le proposte sono proprio sbagliate? Rivedi gli abbinamenti campo↔campo della regola e i filtri: spesso manca un filtro sul fornitore o il confronto usa il campo sbagliato.
Rivalidare l'ordine sostituisce le righe
Se rivalidi un ordine (es. dopo una correzione), le sue righe d'ordine vengono sostituite, non duplicate: gli agganci esistenti dei DDT restano, ma i documenti ancora in attesa vengono ri-abbinati sui dati nuovi.